物业公司财务内控中存在的问题及措施

健全的内部控制能够加强经济管理、提高经济效益、保障财务信息真实可靠、保护资产安全完整、以及实现企业战略目标等的有效手段。尤其是对于大中型企业来说,健全的内部控制是保障企业实现经营的核心措施之一。

 

健全的内部控制能够加强经济管理、提高经济效益、保障财务信息真实可靠、保护资产安全完整、以及实现企业战略目标等的有效手段。尤其是对于大中型企业来说,健全的内部控制是保障企业实现经营的核心措施之一。研究物业公司内部控制体系中存在的问题及优化措施,对于加强企业内部控制、实现企业可持续发展具有重要的现实意义。本文按照理论基础——提出问题——分析问题——解决问题的研究思路,运用案例分析、归纳分析等研究方法,对物业公司财务内部控制进行深入研究,以小见大,找出物业企业内部控制存在的共性问题,希望能为相关者做一个借鉴。

关键词:物业公司;内部财务控制;场租用电

一、背景分析

我国经济步入新常态,虽然企业需求逐步放缓,但企业面临的挑战却并未停歇。现在这正是公司变革的关键时期,所以企业公司必须在企业内部控制管理上下一番功夫,用以提升公司的核心竞争力。在公司内部控制过程中,可能会涉及到人事、工程、财务等诸多方面,但只有财务管理贯穿始终,渗透在企业经营的各个环节,因此内部财务控制可谓是企业内部控制的重中之重。而在财务内部管控中,对于具体事务的分析、跨部门的沟通协作也是做好内控工作的重点环节。内部财务控制是保障会计信息真实、完整的基础,也是提高企业经济效益的重要手段。2020年度,我国上市公司披露的72项重大缺陷主要集中在资金活动、信息披露、关联交易、财务报告、销售业务等领域,这些领域都与企业内部财务控制密切相关。加强内部风险控制为企业顺利健康发展起到促进作用。

二、课题研究意义

物业公司正是改革的关键时期,物业公司经营管理转型也势在必行,做好基础管理工作也是企业应当关注的重点。作为企业重要管理工作之一的内部财务控制,应注重强化财务风险防范及控制管理工作。物业公司为防范风险,助力企业持续发展,建立一个合理规范的内部财务控制体系必不可少。而有效的内部财务控制体系又依托于完善的内部财务控制制度,本文通过分析物业公司内部财务控制的缺陷及成因,提出相应的完善措施,帮助加强内部财务控制,提高财务管控效率,增强物业公司的竞争力。在完善内部财务控制的同时,也为审计工作提供相应的参考,提高审计的工作效率为物业公司顺利改革提供基础保障,以应对新的市场需求,发展新的业务内容,让企业在创新发展的道路上更进一步。

本文以物业为例,列举实际工作中存在的一些细小问题,对财务内控面临的现状做出分析,并提出相应的解决措施,以此减少公司内部出现同类问题,并针对此类问题举一反三,做出思考。

三、问题分析

(一)现状分析——以场租用电发现问题为例

物业成立于1994年,专注提供多方位的物业管理服务、社区增值服务、案场服务、咨询服务等。经过多年的运作,现已覆盖河南省108个县市,布局河南省、市、县、镇、村五级市场,实现公司规模化发展。物业管理的小区运作成熟、规范,已成为各地物业管理行业的一面旗帜。但实际工作中,依然会发现一些问题,对具体的财务工作进行了一些思考。

某小区业主反应,家中的有线电视无法正常观看,小区工作人员在接到电话后,立即派工程人员进行排查原因,处理问题。在这个过程中,财务序列人员也对此问题进行跟进与核对,是否存在该单位电费拖欠的原因造成此结果的可能。后查找相关合同文件时,未发现与该单位签订用电协议,于是咨询工程人员,该单位用电是否通过小区代收,是否按月抄表,核对电表读数,再由物业公司交费至电业局。工程人员对于财务人员提出的问题回复说,该单位用电单独挂表,直接交费至电业局,无需物业代收代支。财务人员暂无继续跟进。

物业管理公司传统的主营业务收入为物业管理服务费,因收入较为细碎,以收费率进行考核,水电收费率、多种经营收费率也是如此。因公司全员对经营任务报以重视,对考核重点得以熟知,在面对此类问题时,财务人员的第一反应是,是否该单位有欠费情况。因有线电视在小区内会使用场地,一般情况下,用到场地的单位均会同物业公司签订场地租赁合同,如果有用电用水情况,也会在合同中一同进行约定,但为找到该单位相关的场地租赁合同,也无单独签订的用电协议,再加上工程人员所反馈的用电情况,并无发现此中问题。

后与有线电视单位进行对接,该单位称未直接将电费交至电业局,而是将费用直接转账给物业公司的员工,且拿出有线电视公司与我物业公司签订的合同,约定每年电费金额,以转账形式支付,可转账给个人,合同中约定的人员为我物业公司内部员工某某,为小区工程人员,且写出个人银行账号信息。

财务人员得知后,也要先确定有线电视公司拿出的合同真伪,首先双方签字盖章处,对方单位章印齐全,我方物业公司盖章为收费专用章(为圆形章),虽不具备法律效益,但是对方单位认可,且按照合同约定按时给合同中的银行账号转账支付,并无拖欠。于是财务人员再次询问服务中心工程人员,有线电视确实单独加表,只是接在公区电上,电费每年转入个人账户中,也未交至公司。

(二)成因分析

在场地租赁、场地租赁用电方面,虽然有供方选择、签订合同、约定其他涉及费用、呈报给公司审批、同行业竞标等等公司内部约定的要求,但是依旧会存在部分商家入驻并未签订合同,可能原因有:

1.未形成当地市场要求

如民生类的有线电视、通信信号塔等,当地其他住宅小区未进行收费,市场上未形成统一的定价等。

2.项目公司前期承诺

如移动、联通、电信等通讯公司,可能涉及布线施工等情况,项目开发公司未自己建设,而是直接找到相应的单位来进行施工,同时予以承诺,后期不再让同行业的竞争商家进驻小区,并无偿使用场地。

3.老旧小区交房时未规范,后期未进行统一整改

因老旧小区交房时间长,已经入驻的单位当初未做相关约定,后期也为对此统一进行规范。

因场地租赁合同的不规范,用电合同或用电协议是基于场地租赁合同的基础上进行收取,故也存在此类问题。

(三)存在问题

1.内部制度未规范统一

在调查中发现,对签订合同来说,物业公司对合同有具体要求和审批流程,但是对于此类合同在管小区是否全部签订,未签订原因等并未统计,也无相关数据。员工对于此类问题只做到公司要求的,并未反向梳理是否有未按照要求的情况,其是否合理。

管理者对内部控制有一定的认识,并且断断续续的制定了相关的内部控制支部,没有完整的内部控制体系。员工对内部控制的概念的认识并不完全。其他方面,从公司内部控制制度的内容来看,制度的制定者对内部控制的认识不够深刻,有一定的偏差。内部控制是维持企业良好运转的规范,每一个人都应该遵守。每个部门的负责人对该部门的规章制度进行详细撰写,在由综合管理部进行审核、修订、落实。在内部控制制度中,所有的制度都是针对员工的,对企业的管理者并没有进行约束与规定,仅仅在业务上做了规定。要知道领导者是内部控制的执行者与设计者,只有领导者带头才能将内部控制制度贯彻落实下去。

2.内部监督不够重视

调查发现,公司对于内部控制的监督非常重视,审计部门对此项工作也非常注重,但是发现,只有审计部门员工对此事态度非常严肃,其他人员总有“与我无关”、“犯错的不是我”、“是他自己没有职业道德操守”等想法。而内控的监督工作,不止是审计部门的事情,应该全员重视,有监督意识。其他部门员工对内部控制的监督不是很了解,在实施监督的过程中往往出现纰漏。而且物业公司业务冗杂,涉及的范围广泛,对于一些专业类别的情况不够了解,如工程、设施设备、承接项目等,财务人员或者审计人员虽然具备一定的财务知识,也熟知公司的内部管控制度,但是这些专业化的内容不够熟悉,就算有做监督,可能也无法挖掘细小问题,往往是注重形式,忽略了实际效果,起不到真正监管的作用。究其原因,再规范的内部控制制度缺乏监督都会不完整。

3.信息沟通存在缺陷

在内部控制制度的信息沟通上存在一定的缺陷。虽然物业公司有完善的OA平台,但由于缺乏沟通,各专业口只管各自负责的工作,对于跨专业方面的一些情况不与相应的专业部门进行沟通,也由于自身不够专业在遇到问题对方回复之后,并为与专业部门进行核实,得到无效或有误信息,很容易被误导,无法发现问题。

四、解决方案及措施

(一)强化内部环境建设

对于上述问题,为了优化内部管控,我们在思考问题时应具有反向思维,如:在工程人员直接告知有线电视直接交费至电业局,我们作为非工程专业人员,可以直接联系电业局,查询是否有在该小区地址内的此单位电表号,以此来确认是否直接将电费交至电业局;再如:电费的收入均应有用电协议,如果没有用电协议即可视为可能存在问题项,如果有用电是否还应该有对应的场租合同等等,应对该情况进行具体了解分析,看情况是否属实,不能因为与专业相关而逃脱责任,置之不理。还有,需要管理者对小区内所有的用电用水情况、场租合同进行筛查,有设备而没有场租合同的,是否应该全部规范,应该按照市场价格来进行定价并签订相关合同,同时约定用电内容,做到规避风险。再有就是,直接与对方单位进行联系,是否有个人代签合同的情况,虽然我方单位统计并无签订相关合同,很有可能对方单位已经与我方单位签订过,只不过是我方有员工私签合同。

由此来讲,强化内部环境建设显得尤为重要,当内部环境得以提升,因内部管控找出的问题便会下降。

(二)完善内部监督机制

规范内部审计部门的监督职能。完善内部监督机制,首先要完善内部审计部门的监督职能。针对存在的问题,首先要调整内部审计部门的组织结构。这个部门至少应该有两个人,而不是一个人。本部门的所有内部审计活动应至少同时涉及两人,并相互监督。只有这样,我们才能避免监督部门没有监督的情况。同时,我们要注意审计师的专业知识和能力,因为企业内部控制系统的设计和管理将涉及到各种专业知识,不仅在财务方面,而且在企业内部审计部门提供管理决策依据。因此,内部审计人员不仅需要坚实的财务基础和技能,还应该具备法律、管理、施工等诸多方面的相关知识。内部审计是企业为了加强内部经济和管理监督而逐渐发展起来的,内部审计既是企业内部控制制度的一部分,同时也是对内部控制其他环节进行监督的主要力量。内部审计部门能够对经济活动进行审查,对内部控制的实施效果进行测评,并能发现其中的问题所在,理所当然的对问题的解决办法可以提出意见和建议。

在物业公司内部控制制度建立过程中,应该加强对审计部门针对所发现问题提出解决建议的规定,并且要及时的对改正情况进行再测试,直到问题的解决。内部审计不仅担负着内部控制质量和效果的监督、检查、评价职责,并且对内部控制的改进负有重要的责任。

(三)健全风险评估机制

物业公司作为一家多元化服务企业,特别关注政策风险、经营风险和环境风险。企业进行风险评估,通常要经过事件识别、风险评估和风险应对的过程。在这个过程中,最重要的是对企业的风险承受能力进行分析,找出影响企业预期目标的潜在风险。把企业的总体目标划分为部门的小目标,根据部门的目标分析各部门存在的风险,采取正确的措施控制风险。

其次,要注意风险评估。通过风险评估,可以确定风险诱导的条件,从而帮助企业采取适当的方法来应对。根据风险评估结果确定风险类型,有助于企业明确风险控制的重点,使企业能够采用正确的方法分别处理,使风险评估的效果更加明显。最后,应根据企业的实际情况,通过规避、承担、降低和分担风险来判断应对何种风险。

五、结论

我国物业公司具有产品单一、涉及项目冗杂、业务快速发展的特点。虽然内部控制制度的实施一直在规范,也取得了一些成果,但总体上还是不乐观的。主要存在的问题有:基础薄弱、内部控制薄弱、专业涉猎不够广、缺乏深度分析、缺乏风险管理体系。通过对场租用电发现的问题,分析问题产生的原因和下一步解决措施,也对目前此类存在的风险提出相应的建议,提出了完善物业公司财务风险预警机制的建议,包括规范公司治理结构,充分发挥内部审计职能,建立物业公司财务风险预警机制等,对此后在管的所有小区进行问题筛查,坚决避免此类问题的再发生。

六、导师评语

财务内部管控一直是工作的重点,要做到制度的完全规范也是难点,虽然细小琐碎,但规范管理和防范风险不可轻视。本文通过对物业公司内部管控过程中遇到的细小问题进行分析,并提出相应的措施,但描述些有繁杂,应更精简去描述分析,用更多篇幅结合实际提出更好的措施。此项工作是日常类工作,应通过文中叙述的情况及问题在公司范围内进行筛查,将财务内控工作贯穿始终并逐步完善。

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